Экономическая информация (economic information) — сведения, уменьшающие неопределенность, недостаток знаний, дополняющие представление о социально-экономических процессах, как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере на всех уровнях и во всех органах.
Экономическая информация — информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных и иных благ. Это те сведения, знания, которые извлекаются из экономических данных. Иначе говоря, данные сами по себе, пока они не представляют ценности для решения какой-либо задачи, не являются информацией.
Экономическая информация отображает факты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. Экономическая информация, как правило, передается и обрабатывается в форме знаков, фиксируемых на различных вещественных носителях. Совокупность знаков, используемых для обмена экономической информации в определенной экономической системе, образует язык экономической информации.
Экономическую информацию следует отличать от понятия «экономические данные», которые представляют собой отображение экономических явлений, записанных на определенном языке на конкретных материальных носителях (показатели, записанные в документах, текстах или таблицах), но не связанных с определенной задачей или потребителем. Экономические данные только тогда становятся экономической информацией, когда заключенные в них сведения, используются для решения определенной задачи и уменьшают неопределенность условий этой задачи.
Как и любая информация, экономическая информация исследуется в трех аспектах: синтаксическом; семантическом; прагматическом.
Синтаксический анализ исследует отношения между знаками, представляющими экономическую информацию, отвлекаясь от их содержания и ценности для получателя. Он устанавливает важнейшие параметры информационных потоков, включая количественные характеристики, необходимые для выбора технических средств, осуществляющих сбор, регистрацию, передачу, хранение и переработку экономической информации.
Семантический анализ рассматривает содержание экономической информации и способы его языкового представления (язык человека, компьютерные языки), но также не учитывает ее ценность (то есть фактически рассматривает экономические данные).
Прагматический анализ осуществляется для определения полезности экономической информации в процессе ее использования получателем для различных целей и принятия решений, то есть именно прагматический анализ применяется в тех условиях, когда экономические данные превращаются в экономическую информацию.
Для каждого вида анализа существуют свои количественные оценки и критерии. Наиболее существенными для практического применения являются оценки полезности экономической информации, поскольку они позволяют определить потребительскую ценность поступившей информации с точки зрения возможности ее использования в процессах прогнозирования и управления экономикой.
Ценность экономической информации определяется такой совокупностью ее свойств, как своевременность, достоверность, содержательность, удобство восприятия и т.п.
Экономическая информация имеет ряд особенностей, облегчающих применение компьютерных методов анализа:
- большинство измеряется в количественном выражении (стоимость, объем продукции, прибыль и т.п.);
- цикличность, характерная для большинства производственных и хозяйственных процессов позволяет многократно использовать созданную программу;
- объемность информационных потоков (детальная информация об экономических процессах позволяет применять математические модели для прогнозирования и управления ими);
- возможность контроля за достоверностью информации (передача и обработка экономической информации осуществляется лишь на юридически оформленном носителе — документе с подписью, электронном сообщении с кодом и т.п.).
При компьютерной обработке информация о каждом объекте для организации в виде базы данных записывается в виде экономического показателя (минимально возможная смысловая единица называется «реквизит»). Реквизит характеризует и качественные и количественные свойства изучаемых объектов. В зависимости от целей экономического анализа принята следующая классификация экономической информации:
- по признакам отображаемых объектов;
- по фазам воспроизводства (информация о производстве, распределении, обмене, потреблении);
- по элементам (факторам) воспроизводства (информация о средствах производства, трудовых ресурсах, природных ресурсах, продуктах и услугах);
- по отраслям хозяйства (информация о промышленности, сельском хозяйстве, торговле, строительстве и т.д.);
- по назначению в процессе управления: управляющая (доведение до исполнителей подлежащих выполнению решений), осведомляющая (реализация обратной связи в системе управления).
Внутри этих классов делят информацию:
- по признаку функции управления, результатом которой она является (учетная, отчетная, плановая, прогнозная, нормативная, финансовая и т.п.);
- по месту возникновения (входящая; сводная; исходящая);
- по степени соответствия (достоверная, недостоверная, своевременная, несвоевременная, полезная, ложная, избыточная);
- по отношению к процессам обработки и хранения (исходная (необработанная), промежуточная, результатная);
- по степени стабильности (постоянная (условно-постоянная), переменная);
- по степени охвата полноты данных (сплошная (полная), выборочная).
Основные направления исследований в области экономической информации:
- наиболее адекватное отображение экономических объектов и процессов;
- развитие экономико-математических методов и моделей обработки экономической информации;
- создание системы экономической информации, удовлетворяющей потребностям управления современной экономикой.
По назначению в процессе управления общественным производством экономическая информация подразделяется на управляющую и осведомляющую (например, учетно-статистическую). Управляющая экономическая информация состоит из решений, доводимых до сведения исполнителей, - либо в форме прямых приказов, плановых заданий (т.е. «директивно-адресных показателей«), либо в форме экономических и моральных стимулов, мотивирующих поведение исполнителей (объектов управления). Осведомляющая экономическая информация (прежде всего воплощенная в отчетных показателях) выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполнения решений, о состоянии управляемого объекта и т.д., с учетом которых принимаются новые решения, т.е. осуществляется дальнейший процесс управления.
В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения, она подразделяется на полезную, избыточную и ложную. Полезная экономическая информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки. Ложная экономическая информация возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных. Избыточная информация - информация, которая не нужна для принятия решения. Она бывает двух видов: сведения, не имеющие отношения к содержанию принимаемых решений, и сведения, поступающие в объеме, недоступном для своевременной обработки органом управления.
По степени обработки и месту в информационном процессе экономическую информацию можно подразделить на первичную и производную. Первичная экономическая информация - это как бы сырье в процессе переработки информации: она добывается путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т.е. прямого сбора и восприятия данных. Производная экономическая информация - продукт той или иной ее переработки.
Экономическая информация подразделяется также на постоянную, условно-постоянную и переменную. Однако это разделение носит условный характер; например, для предприятий нормы расхода материалов представляют собой условно-постоянную информацию, а для вышестоящего органа, планирующего производство на перспективу - это информация переменная.
Система экономической информации в стране охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и осведомляющую: оперативный производственный учет, банковскую информацию, статистику. В экономике обращаются миллиарды экономических показателей. Задача каждого органа управления, любой системы управления, включая автоматизированные, заключается в том, чтобы извлечь из этих показателей максимум полезной экономической информации для принятия решений.
Следует отметить, что в управлении народным хозяйством и его элементами (фирмами) применяется не только экономическая информация, но и общественно-политическая, научно-техническая и другие виды информации.
Экономическая информация – это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.
Экономическая информация может быть :
управляющая (в форме прямых приказов, плановых заданий и т.д.);
осведомляющая (в отчетных показателях, выполняет в экономической системе функцию обратной связи).
Информацию можно рассматривать как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам.
Информационные ресурсы – совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.
Информационные технологии
Сбор, хранение, обработка, передача информации в числовой форме осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда – средства вычислительной техники и связи.
Основная цель информационных технологий - производство необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.
Известно, что информационная технология – это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.
С точки зрения информационных технологий для информации необходим материальный носитель в качестве источника информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации.
Сообщение от источника к получателю передается через каналы связи или посредством среды.
Информация является формой связи между управляемыми и управляющими объектами в любой системе управления В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой. Структура системы управления представлена на рисунке
Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции).
Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи - текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) - рынок, вышестоящие органы управления.
Назначение управляющей системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления.
Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления - это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничении; управляющие воздействия - это планы работ подразделении, обратная связь данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделии, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.
Очевидно, что планы и содержание обратной связи - не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, в том числе экономических. К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.
Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.
1.4. Информационные системы
Слово «система» происходит от греческого systema, что означает целое, составленное из частей или множества элементов. Система - это совокупность взаимосвязанных элементов, которые функционируют для достижения определенной цели.
Основные характеристики систем: цель, входы, выходы, обратная связь и внешняя среда. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. К системам относятся аппаратные и программные средства компьютеров, телекоммуникации, системы жизнеобеспечения, системы образования и т.д.
К экономическим системам относятся : промышленные предприятия, торговые организации, коммерческие банки, государственные учреждения и т.д.
Итак, объектом экономической информатики выступают экономические информационные системы, конечная цель функционирования которых - эффективное управление экономической системой. Таким образом, основное назначение информационной системы – создание современной инфраструктуры для управления предприятием, организацией, учреждением.
Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков.
Классификация информационных систем по признаку структурированности задач.
Различают три типа задач , для которых создаются информационные системы:
структурированные (формализуемые);
неструктурированные (неформализуемые);
частично структурированные.
Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.
Информационные системы для частично структурированных задач. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных; разрабатывающие возможные альтернативы решения.
Принципы классификации управленческих информационных систем:
1. Уровень стратегического управления (3 – 5 лет)
2. Уровень среднесрочного управлении (1 – 1,5 года)
3. Уровень операционного управления (месяц – квартал - полугодие)
4. Уровень оперативного управления (день - неделя) 5. Уровень управления реального времени
Существуют и другие типы классификации информационных систем. За рубежом были разработаны специальные программы Стандарты информационных систем управления предприятиями системы MRP, MRP-II, ERP, ERPII.
MRP – это системы планирования потребностей в материальных ресурсах (обеспечивает необходимый объем остатков материалов на складе). MRP-II – предназначены для планирования производственных ресурсов, т.е. ресурсов, используемых для производства продукции.
ERP – предназначена для планирования и управления материальными, производственными и людскими ресурсами.
SAP R/3 - это ERP система (Enterprise Resourse Planning) управления ресурсами предприятия или SAP ER.
ERP II – предназначена для управление ресурсами и внешними связями предприятий.
Информационные системы, применяемые для планирования и управления различными ресурсами, называются интегрированными системами управления или корпоративными информационными системами.
К основным компонентам информационных систем, используемых в экономике, относятся:
1. Программно-аппаратные средства информационных систем:
а) технические средства обработки информации (компьютеры и периферийные устройства);
б) системное и сервисное программное обеспечение (операционные системы и утилиты);
в) прикладное программное обеспечение офисного назначения (MS Office);
г) компьютерные сети (коммуникационное оборудование, сетевое ПО и сетевые приложения);
д) базы и банки данных.
2. Бизнес-приложения (прикладные программы):
а) локальные информационные системы (1С: Бухгалтерия, Инфин, Парус и т.д.);
б) малые информационные системы (1С: Предприятие, Парус, Галактика и т.д.);
в) средние информационные системы (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA и т.д.);
г) интегрированные системы управления (ERP).
3. Управление информационными системами предназначено для управления и поддержки информационных процессов предприятия (управление персоналом, развитием, качеством, безопасностью, оперативное управление и т.д.)
Таким образом, информационные системы, которые рассматриваются в экономической информатике, состоят из трех основных компонентов:
1 информационные технологии (аппаратные и программные средства компьютеров, телекоммуникации, данные);
2 функциональные подсистемы (производство, бухгалтерия и финансы, сбыт, маркетинг, кадры) и бизнес приложения (прикладные программы для решения бизнес задач);
3 управление информационными системами (персонал, пользователи, развитие ИС, финансы)
В настоящее время наиболее целесообразным путем построения экономической информационной системы является применения готовых решений, которые реализованы в виде готовых прикладных программ.
Информационное обеспечение АИС
В буквальном переводе с латинского слово informatio означает разъяснение, осведомление, сообщение о каком-то факте, событии и т.п.
В кибернетике информация обычно трактуется как степень устранения неопределенности знания у получателя. Иными словами, информацией является не любое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты. Если в полученных сведениях ничего нового для получателя нет (например, два умножить на два получается четыре), то количество полученной информации будет равно нулю. И поэтому общим являются понятия данные или сведения – любые сообщения без оценки их значимости или полезности для потребителя.
Категория информации впервые использовалась американским математиком Клодом Шенноном в его книге «теория информации», посвященной процессам передачи кодированных сигналов по каналам связи. Понятие информации в настоящее время используется в основном в большей степени с философских позиций как всеобщее свойство материи к отражению, характеризующее любое взаимодействие между объектами и окружающей средой. Информация отражает сущность объекта, его свойства, а данные и сведения об объекте – это форма проявления этой сущности (аналогично как в экономической теории: цен на товар много, а стоимость только одна). Важно понимать, что информация имеет некоторые специфические свойства, отличающие ее от товара. Если у меня есть 2 книги, и я одну из них отдам, у меня останется лишь одна книга. Но если у меня есть какие-то знания, и часть из них я отдам студентам, у меня останется все, что было. Этим свойством информации пользуются многие бизнесмены, например, продавая «1С: Бухгалтерию» в каком угодно количестве экземпляров.
Как видим, такие понятия как данные, информация и знания нельзя рассматривать как синонимы. Высшей организацией данных являются знания. Итак, данные ® информация ® знания.
Информацию различают по отраслям знаний: техническая, экономическая, биологическая и пр.
Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ и непосредственно связана с управлением коллективами людей.
Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие народного хозяйства, всех его звеньев и элементов. Этот термин употребляется обычно как равнозначный понятию «данные».
Управление экономическими объектами всегда связано с преобразованием экономической информации.
С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом. Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию.
Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) – есть не что иное, как информация. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические.
Внутри общего понятия «экономическая информация» выделены понятия учетная, финансовая, коммерческая, страховая, таможенная, банковская и другие виды.
Для доведения сведений об экономических объектах до пользователей применяются различные формы представления информации: текстовая, цифровая, графическая, штриховая, акустическая, электронная и пр. На практике часто используются и смешанные формы представления, где различные формы дополняют друг друга.
При работе с информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями .
С кибернетической точки зрения экономическая информация есть продукт преобразования исходных данных, используемый для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния экономики и ее оптимального развития.
Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.
Адекватность информации выражается в синтаксической, семантической и прагматической формах.
В синтаксическом аспекте отображаются только формально-структурные характеристики информации без связи с ее смысловым содержанием и полезностью для пользователя. Здесь рассматривается структура информационных сообщений на носителях, объемы данных и пр.
В семантическом аспекте отображается смысловое содержание информации и ее обобщение.
Этот уровень предполагает проектирование реквизитного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.
Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и ее потребителя. Здесь отображается ценность информации для управленческой системы на каждом ее уровне, полезность информации для выработки управленческих решений.
Экономическая информация подразделяется по следующим признакам:
– по отраслевой принадлежности (промышленности, транспорта, сельского хозяйства и пр.);
– по источникам (входящую, внутреннюю и выходящую);
– по принадлежности к производственной и непроизводственной сфере;
– по стадиям воспроизводства, отражающим снабжение, производство, распределение, потребление;
– по элементам производственного процесса, отражающим материальные, трудовые и финансовые ресурсы;
– по временным стадиям управления – прогнозная, плановая, учетная, составления отчетности;
– по полноте отражения событий – достаточная, избыточная (например, «спам»), недостаточная;
– По функциям управления – учетная, плановая, аналитическая, регулирующая;
– По стабильности:
· переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе финансовых операций и хозяйственных фактов;
· условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода (справочники, нормы и т.д.).
Для отнесения информации к тому или иному классу можно воспользоваться коэффициентом стабильности: , где , – соответственно объем информации (в символах, строках, байтах, битах и т.д.), который остается неизменным в течение некоторого периода, и общий объем информации. Принято считать, сто при > 0,5 информация является условно-постоянной.
– По источнику возникновения:
· внешняя (по отношению к предприятию) – отражает состояние рынка, конкурентов, прогнозы процентных ставок, цен, налоговой политики правительства, социальную ситуацию в регионе и т.д.;
· внутренняя – возникает внутри системы (предприятия).
– По форме появления:
· входная – поступающая в компьютер в форме документов, сообщений, сигналов;
· промежуточная;
· результирующая – полученная в процессе обработки входной информации.
Результирующая информация в зависимости от вида ее использования делится на информацию: 1) для конечного пользователя; 2) подготовленную для решения других задач; 3) используемую для решения той же задачи, но в последующий период. Примером информации, используемой для решения той же задачи, но в последующий период, может служить конечное сальдо материалов на конец месяца, рассматриваемое как начальное сальдо для следующего месяца.
– Поистинности:
· достоверная;
· недостоверная (дезинформация).
В соответствии с данными критериями экономическая информация должна адекватно отражать состояние экономического объекта, т.е. быть достоверной, достаточной и своевременной.
Под структурой информации понимают выделение элементов, информационных единиц и установление взаимосвязи между ними. Экономической информации присущи свои структуры, в основе которых лежит ее содержательность. При наиболее распространенном подходе выделяются следующие единицы в порядке укрупнения: реквизит, показатель, массив, подсистема информационной базы, информационная база.
Реквизит (поле, элемент, атрибут) является неделимой единицей младшего ранга, несущей качественную или количественную характеристику объекта (предмета, факта и т.п.), например, наименование материала, его масса, габарит и т.д. Реквизиты-признаки отражают качественную сторону хозяйственной операции, реквизиты-основания – количественную.
Объединение реквизитов для одного объекта приводит к образованию показателя , который несет полную количественную и качественную характеристику предмета или процесса. Структура показателя может быть представлена так: сентябрь, Иванов В.И., рубли (реквизиты-признаки); 12580 (реквизит-основание).
Совокупность показателей, содержащихся в документе, формирует информационное сообщение . Группа однородных сообщений, объединенных по определенному признаку (например, требования на отпуск материалов в производство за февраль 2007 года), составляет информационный массив (файл). В решении задачи используются один или несколько файлов. Например, при составлении расчетно-платежной ведомости по заработной плате необходимы файлы-справочники (фамилии, И.О.; табельные номера работающих; видов оплат и удержаний и пр.); файлы по начислению заработной платы; файлы по удержаниям из заработной платы. Массивы (файлы) по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления (например, по учету труда и заработной платы, по управлению денежными потоками и пр.). Из информационных потоков формируются информационные подсистемы , образующие информационную систему объекта в целом.
При формировании базы данных в компьютерном варианте имеет смысл воспользоваться единицами, принятыми в информатике. Независимо от структуры базы для выбора технических параметров компьютера и его компонентов (оперативная память, внешние накопители и т.п.) используется единица информационного объема:
1 Byte – 1 байт – соответствует одному вводимому символу для большинства кодировочных таблиц ASCII, КОИ-8 и т.п.;
1 килобайт (KB) равен 1024 байт;
1 мегабайт равен 1024 килобайт;
1 гигабайт равен 1024 мегабайт и т.д.
Bit (binary digit – двоичное число) – 1 разряд двоичного кода (числа).
Bite – байт – восьмиразрядное двоичное число (код).
Систематизируя, отметим основные свойства экономической информации:
· преобладание буквенно-цифровых знаков;
· широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;
· значительный объем постоянных и переменных данных;
· дискретность, вызванная тем, что экономическая информация характеризует объект (явление, процесс) либо на определенный момент времени, либо за определенный промежуток времени;
· возможность длительного хранения;
· способность к преобразованиям, детализации, агрегированию в зависимости от поставленной задачи;
· относительная простота алгоритмов расчетов;
· тиражируемость в сколько угодном количестве экземпляров;
· принадлежность как объект собственности;
· наличие материального носителя.
Надо отличать понятие «экономической информации» от понятия «Экономические знания». Последние означают экономическую информацию, усвоенную человеком, не существующую вне его сознания и позволяющую решать задачи в экономической области.
Информационные технологии (ИТ) – это система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.
Информация - это отражение предметного мира, воспринимаемое человеком с помощью его собственных органов чувств и различной измерительной аппаратуры и выражаемое в виде сигналов и символов.
Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технического, социального, юридического, демографического и другого содержания.
Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация. Под экономической информацией будем понимать информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности промышленных предприятий и организаций и управления этой деятельностью, и является объектом хранения, передачи и преобразований.
Каждая область человеческой деятельности связана со "своей” информацией.
Экономическая наука, экономическая деятельность общества оперируют информацией, которая называется экономической. Как категория, экономическая информация, с одной стороны, соответствует общему понятию "информация”, а с другой стороны – неразрывно связана с экономикой и управлением народным хозяйством. Поэтому на экономическую информацию распространяются различные толкования и свойства: присущие информации вообще и в то же время, отражающие ее характерные особенности и отличия, вытекающие из ее природы. Таким образом, экономическая информация представляет собой лишь одну из разновидностей информации, хотя и достаточно важную.
В общем случае под термином "экономическая информация” понимается информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Более строго: экономическая информация – это объектное воплощение – с помощью знаков и сигналов – знаний о материальных, трудовых и стоимостных аспектах, воспроизводимых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в отношении исходов этих процессов.
Экономическая информация служит инструментом управления и одновременно она принадлежит к его элементам. Ее необходимо рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством или фирмой. Экономическая информация представляет собой совокупность сведений (данных), отражающих состояние и определяющих направление развития народного хозяйства и его отдельных звеньев. В информационных процессах, осуществляемых в управлении, информация играет роль предмета труда (исходная, "сырая” информация) (в бухучёте – первичная информация – это товарные накладные, счета – фактуры, товарные накладные, кассовые приходные и расходные ордера и т.д.) и продукта труда (результатная, "обработанная” информация – это отчёты, балансы и т.д.). Бухгалтерский баланс, отражающий финансовую и хоз. деятельность фирмы т д для малых предприятий сдаётся 1 раз в год, налог платят раз в квартал.
Говоря о понятии "экономическая информация” с кибернетических позиций, информационный процесс управления можно охарактеризовать как превращение сведений (исходных данных) в экономическую информацию, необходимую для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния народного хозяйства и его оптимального развития. Экономическая информация неотделима от информационного процесса управления, осуществляемого в производственной и непроизводственной сфере, она используется во всех отраслях народного хозяйства и во всех органах общегосударственного управления .
Экономическая информация насчитывает много разновидностей (типов), которые выделяются на основании соответствующих классификационных критериев:
1. по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри – по отраслям и подотраслям народного хозяйства в соответствии с принятой их группировкой;
2. по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снабжение, производство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы;
3. по временным стадиям управления. С этих позиций выделяется: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления, составления отчетности;
4. по критериям соответствия отражаемым явлениям экономическая информация делится на достоверную и недостоверную;
5. по полноте отражения событий экономическая информация подразделяется на достаточную (полную), недостаточную (неполную) и избыточную.
6. по стадии возникновения бывает исходная (первичная) и производная (вторичная) информация. Исходная информация возникает в результате действия источников информации (министерства, ведомства, предприятия и других организаций и подразделений), и по этим источникам исходная информация делится на планово-директивную и учетно-отчетную. Планово–директивная информация перемещается ("спускается”) вниз по уровням иерархии управления, при этом она разукрупняется, детализируется, "расширяется.” Учетно-отчетная информация, наоборот, перемещается вверх по уровням иерархии управления, причем по мере своего продвижения эта информация укрупняется, агрегируется, "сжимается”. Производная информация возникает в результате обработки исходной и другой вторичной, либо только исходной, либо только вторичной. Среди производной информации различают промежуточную и окончательную (результатную) информацию;
7. по стабильности во времени экономическая информация делится на постоянную (условно-постоянную) и переменную. При этом важно отметить, что период стабильности носит конкретный характер для определенных задач управления. Как правило, он составляет один год; а для оценки уровня стабильности информации используется коэффициент стабильности , рассчитываемый по формуле
, (7) -общее число информационных совокупностей;
Число информационных совокупностей, изменивших свои значения за рассматриваемый период (год).
Если > = 0,85, то информационную совокупность принято считать условно-постоянной, и в условиях автоматизированной обработки информации ее следует организовывать и хранить в виде самостоятельных массивов нормативно-справочной информации (НСИ) или файлов баз данных;
8. по технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию.
Особенности экономической информации
Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности. Принципиальное значение для создания систем обработки экономической информации и формирования информационных технологий имеют следующие ее свойства:
– преобладание алфавитно-цифровых знаков;
– необходимость оформления результатов обработки данных в форме, удобной для восприятия человеком;
– широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;
– значительный объем как переменных, так и постоянных (условно-постоянных) данных;
– дискретность, объясняющаяся тем, что экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса либо на определенный момент времени, либо за определенный интервал времени;
– организованность, вытекающая из того, что экономическая информация отражает результат интеллектуальной деятельности человека;
– неоднородность – в силу основного назначения информации: различать элементы и свойства отражаемых процессов;
– рассредоточенность источников и принципиальная невозможность концентрации и централизации процессов сбора данных;
– сохраняемость (неиссякаемость) при ее использовании (потреблении);
– возможность многократного использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно разными потребителями;
– возможность сохранения переработанной информации у отправителя;
– возможность длительного хранения с воспроизведением и обновлением;
– способность к преобразованию, агрегированию по определенным признакам, детализации (разукрупнению) и сжатию (укрупнению);
– определенная самостоятельность данных по отношению к своему носителю.
В условиях выполнения функций управления теми или иными объектами экономическая информация должна отвечать определенным требованиям. Наиболее существенными из них:
– экономическая информация должна быть достоверной, правдивой;
– экономическая информация должна быть своевременной, так как запоздалое поступление нужной информации часто оказывается бесполезным;
– экономическая информация должна быть документальной: юридически подтвержденной в документах соответствующими подписями (визами) соответствующих должностных лиц;
– экономическая информация должна быть актуальной, нужной для подразделения и лиц, принимающих решения.
Процесс обработки экономической информации различными техническими средствами является информатизацией или процессом информатизации в сфере экономики
ИНФОРМАТИЗАЦИЯ - это процесс создания, развития и всеобщего применения информационных средств и технологий, обеспечивающих достижение и поддержание уровня информированности всех членов общества, необходимого и достаточного для кардинального улучшения качества труда и условий жизни в обществе.
При этом информация становится важнейшим стратегическим ресурсом общества и занимает ключевое место в экономике, образовании и культуре.
Неизбежность информатизации общества обусловлена резким возрастанием роли и значения информации.
Информационное общество характеризуется высокоразвитой информационной сферой, которая включает деятельность человека по созданию, переработке, хранению, передаче и накоплению информации.
Информационное общество имеет следующие основные признаки:
1. Большинство работающих в информационном обществе (около 80%) занято в информационной сфере, т.е. сфере производства информации и информационных услуг.
2. Обеспечены техническая, технологическая и правовая возможности доступа любому члену общества практически в любой точке территории и в приемлемое время к нужной ему информации (за исключением военных и государственных секретов, точно оговоренных в соответствующих законодательных актах).
3. Информация становится важнейшим стратегическим ресурсом общества и занимает ключевое место в экономике, образовании и культуре.
Информатизация - необходимое условие научно-технического, социального, экономического и политического прогресса в обществе. Неизбежность информатизации обусловлена следующими причинами:
Беспрецедентным усложнением социально-экономических процессов в результате увеличения масштабов и темпов общественного производства, углубления разделения труда и его специализации в научно-технической революции;
Необходимостью адекватно реагировать на возникающие проблемы в динамично меняющейся обстановке, присущей постоянно развивающемуся обществу;
Повышением степени самоуправления предприятий, территорий, регионов.
Процесс перехода от постиндустриального общества к информационному происходит неравномерно в различных странах, он характеризуется также и разными темпами развития. Первыми на этот путь встали в конце 50-х - начале 60-х годов XX в. США, Япония и страны Западной Европы. В этих государствах начиная с 60-70-х годов, проводится политика повсеместной информатизации всех сфер деятельности человека. Были разработаны и приняты на государственном уровне программы информатизации с целью наиболее полного использования информационного ресурса для ускорения экономического, социального и культурного развития общества. Предполагается, что США завершат переход к информационному обществу к 2020 г., Япония и основные страны Западной Европы - к 2030-2040 гг.
В СССР в 1989 г. разработана Концепция информатизации общества. По предварительным оценкам информатизация в России завершится к 2050 г. при условии стабилизации экономической и политической обстановки в стране. По мнению специалистов, любая страна, насколько бы индустриально развитой она ни была, перейдет в разряд стран третьего мира, если опоздает с информатизацией.
Если предшествующие этапы развития человечества длились каждый около трех веков, то ученые прогнозируют, что информационный этап продлится значительно меньше. Его срок существования ограничится, вероятно, сотней лет. Это означает, что основные регионы мира войдут в развитое информационное общество в XXI в., и в этом же веке начнется переход к постинформационному обществу.
Для информационного общества характерно обеспечение требуемой степени информированности всех его членов, возрастание объема и уровня информационных услуг, предоставляемых пользователю. Информационное общество в теоретическом аспекте характеризуется высокоразвитой информационной сферой (инфосферой), которая включает деятельность человека по созданию, переработке, хранению, передаче и накоплению информации.
В соответствии с учением В.И. Вернадского о ноосфере, инфосферу можно рассматривать как третий после техносферы и энергосферы этап преобразования биосферы в ноосферу - сферу разума. Можно утверждать, что у человечества нет другой альтернативы, которая позволила бы не только сохранить человека как биологический вид, но и обеспечить возможность дальнейшего поступательного развития общества.
В информационном обществе особое внимание уделяется именно информационным ресурсам и подчеркивается их значимость по сравнению с традиционными видами ресурсов. Несмотря на то, что информационные ресурсы всегда существовали, они ранее (в условиях индустриального общества) не рассматривались ни как экономическая, ни как иная категория.
Информационный ресурс может принадлежать одному человеку или группе лиц, организации, городу, региону, стране, миру.
Так, впервые достаточно четкое определение понятия "информационные ресурсы" было сформулировано в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации". В этом законе приводится следующее определение: "Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)". Документы и массивы информации, о которых говорится в этом законе, не существуют сами по себе. В них в разных формах представлены знания, которыми обладали люди, создававшие их.
Таким образом:
Информационные ресурсы – это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе. Экономическая информация является одним из компонентов информационного ресурса информационного общества
Суммируя вышесказанное, перечислим ещё раз основные свойства экономической информации
Экономическая информация характеризуется следующими свойствами, как и И:
- достоверность,
- полнота,
- ценность,
- актуальность,
- однозначность.
Экономическая информация обладает рядом особенностей по сравнению с общей массой информации:
- в основной своей массе она имеет дискретную форму представления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;
- отражается на материальных носителях (документах, магнитных лентах и дисках);
- ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от конкретных функций, чаще всего циклическая регулярная обработка;
- исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;
- объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;
- исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению .
Форма и вид представления информации.
Представление информации может быть непрерывным (аналоговым) или дискретным (цифровым).
U – величина сигнала (это может быть электрический ток, частота звука…)
Если непрерывную информацию разбить на сколь угодно маленькие шаги и измерить на каждом из шагов, то получим дискретное представление той же самой информации. Поскольку точность измерения (равно как и человеческого восприятия) всегда ограничена, то фактически, даже имея дело с непрерывной информацией, человек воспринимает ее в дискретном виде.
Но любая непрерывная информация может быть аппроксимирована (приблизительно заменена) дискретной информацией с любой степенью точности, поэтому можно говорить об универсальности дискретной формы представления информации.
Цифровая информация в действительности представляет собой частный случай так называемого алфавитного способа представления дискретной информации.
Информация передается с помощью языков. Основой любого языка является алфавит. Алфавит - произвольный фиксированный КОНЕЧНЫЙ набор символов любой природы, из которых конструируются сообщения на данном языке.
Алфавит может быть русским, латинским, десятичных чисел, двоичных чисел и т.д. Любая конечная последовательность букв в (абстрактном) алфавите называется словом (при этом не требуется никакой осмысленности).
Например, придумаем алфавит из 4 –х символов и назовем его Х.
Х={С, 0, @ , * } С помощью Х Можно составить любые слова
В компьютерной технике используется дискретный сигнал, который представляет собой цепочку следующих друг за другом битов (двоичное кодирование с помощью двух состояний: «0» - нет сигнала и «1» - есть сигнал), то есть для записи информации используется алфавит двоичных чисел, на основе которого кодируются символы алфавитно-цифрового представления.
Количество представленных знаков в коде зависит от количества битов, используемых в коде: код из четырех битов может представить максимум 16 значений, 5-битовый код - 32 значения, 6-битовый код - 64 значения, 7-битовый - 128 значений и 8-битовый код - 256 алфавитно-цифровых знаков.
Структура экономической информации:
Структура информации включает в свою совокупность следующие понятия: информационное пространство, предметная область, объект, экземпляр объекта, свойства объекта, взаимодействие объектов и свойства взаимодействия. Взаимосвязь понятий предметная область, объект, свойства объекта и взаимосвязи объектов можно представить следующим образом - взаимодействие может быть между объектами и между свойствами объектов, а также с внешней средой относительно данной предметной области.
Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:
- реквизиты, (атрибут, признак)
- показатели,
- документы.
Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу.
Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:
- стандартная форма построения,
- приспособление к автоматизированной обработке,
- минимизация показателей,
- исключение дублирования,
- включение всех необходимых для целей управления показателей.
Стандартная форма построения предусматривает выделение в документе трех частей
Рисунок. Структура унифицированного документа.
При работе с автоматизированной системой обработки документов необходимо применять только унифицированные формы документов, поэтому если в производственно-хозяйственной деятельности использовались документы, не удовлетворяющие требованиям унификации, то необходимо провести следующие работы по разработке унифицированной формы документа.
При этом важно применять классификаторы для реквизитов необходимых для автоматизированной обработки.
Для ввода в машину первичных документов унифицированной формы необходимо так же разработать макет будущего электронного унифицированного документа. Он может выглядеть также как и форма, но если имеются различные документы с одинаковым составом реквизитов, то специалистами разрабатывается единый унифицированных макет для ввода сразу нескольких унифицированных документов.
Для вывода после обработки вторичных документов также необходимо представить форму
Для разработки новых форм документов используются типовые пакеты табличных редакторов и процессоров.
Потоки информации - движение документов образуют документооборот. Документооборот выявляется на стадии обследования объекта.
Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:
- система автоматизации документооборота,
- компьютерное информационное обеспечение.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. (Бухгалтерия 1С)
Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент АИС – предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на:
- системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализ и др.);
- системы классификации и кодирования;
- документацию;
- потоки информации – варианты организации документооборота;
- различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в компьютере и на машинных носителях имеющие различную степень организации.
Экономическая информация считается одной из наиболее важных разновидностей информации. Отличительной чертой этой разновидности является наличие связи с процессами управления группами людей, организацией. Экономическая информация имеет место в обмена, распределения и потребления материальных благ. Значительная ее часть связана с процессом Таким образом, она может называться и производственной.
Само понятие "экономическая информация" представляет собой комплекс сведений, которые отражают и процессы. Они (сведения) служат для управления этими процессами, а также группами людей в непроизводственной и производственной сфере.
Информация, отражающая общественные включает в себя сведения, циркулирующие в системе экономики, данные о производственных процессах, процедурах управления, финансовых операциях. К этому же понятию относят и данные, которыми разные системы управления обмениваются между собой.
В структуре коммуникационного обмена экономическая информация занимает особое место. При этом отражаются производственные процессы, порядок потребления и распределения материальных благ. Экономическая информация отличается многократным применением, большими объемами, непрерывным преобразованием и обновлением. Кроме того, она характеризуется наличием большого количества логических процедур. К ним, в частности, относят отбор, упорядочение, группировку, объединение. В комплекс сведений входят различные математические расчеты, которые позволяют получать разные виды результатных данных, необходимых в управлении.
Классификация экономической информации.
Все предоставляемые знания, сведения, сообщения способствуют решению той или другой управленческой задачи. Вместе с этим можно в некоторой степени установить ценность экономической информации. Чем быстрее или с наименьшими потерями она приводит к решению поставленного вопроса, тем она полезнее.
В соответствии с назначением в процессе управления производством в обществе, существуют следующие виды экономической информации: осведомляющая и управляющая.
Последняя включает в себя решения, доводимые до сведения исполнителей. При этом могут применяться как формы плановых заданий, прямых приказов, так и формы моральных и экономических стимулов, которые мотивируют поведение исполнителей.
Осведомляющая информация отражена в первую очередь в отчетных показателях. Она исполняет роль обратной связи и является сведениями о результатах исполнения решений, состоянии объекта управления. С учетом этих данных принимаются последующие решения. Таким образом, осуществляется дальнейший управленческий процесс.
Производство, а также использование информации должно иметь хорошую мотивацию, так как требует существенных затрат.
Чтобы принимать маркетинговые, коммерческие, инвестиционные и любые другие необходимо иметь сведения о предложении и спросе, конкурентах и товаре, издержках на производстве и наличии ресурсов, темпах инфляции и курсах акций и прочем. При этом следует помнить, что результат принятого решения проявляет себя спустя некоторое время.
Менеджер, который эффективно принимает решения, занимается сбором информации только до того момента, пока предполагаемые предельные выгоды не увеличат предусмотренных предельных затрат. Необходимые сведения, как правило, не концентрируются в определенном месте, в связи с закономерностью рассеяния и концентрации данных.
Получатель сведений оценивает их в соответствии с тем, где и для какой цели они будут применены. В связи с этим информация отличается относительностью и обладает различной ценностью для разных получателей.