АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ "АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ" ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
от 15.08.2014 N 947)
В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ "Автобаза администрации города Твери", а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:
1. Утвердить Положение "О порядке использования служебного автотранспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления" согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.
Глава администрации города Твери
В.М.ПАВЛОВ
Приложение. ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления
Приложение
к Постановлению администрации
города Твери
от 21 февраля 2014 года N 222
(в редакции Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" (далее - Положение) разработано в целях совершенствования планирования, организации использования и учета работы служебных автомобилей, а также контроля рационального расходования бюджетных средств, выделяемых на содержание автомобильного парка.
1.2. Служебный автомобильный транспорт администрации города Твери и Тверской городской Думы (далее - служебный автомобильный транспорт; служебные автомобили) передается в безвозмездное пользование муниципальному казенному учреждению "Автобаза администрации города Твери" (далее - Автобаза) и предназначен для обеспечения служебной деятельности структурных подразделений и должностных лиц органов местного самоуправления.
1.3. Закрепление служебных автомобилей за должностными лицами и структурными подразделениями, а также лимиты на ежедневный пробег автотранспорта утверждаются распоряжениями администрации города Твери и Главы города Твери.
(в ред. Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)
1.4. Регистрационные и страховые мероприятия, техническую подготовку и эксплуатацию автомобилей, профессиональную подготовку водителей и создание для них безопасных условий труда, прохождение водительским составом медицинских осмотров, инструктажей, обеспечение водителей необходимыми документами и материалами, а также контроль работы автомобилей осуществляет Автобаза.
1.5. Использование служебных автомобилей в выходные и праздничные дни допускается с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.
1.6. Работа служебных автомобилей Автобазы организуется в пределах города Твери и Калининского района. Выезд за пределы пригородного Калининского района, а также в другие регионы Российской Федерации допускается в исключительных случаях и с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.
1.7. При отсутствии необходимости в использовании закрепленного автомобиля должностное лицо органа местного самоуправления, за которым закреплен служебный автомобиль, информирует об этом Автобазу.
1.8. Не допускается использование закрепленного служебного автомобиля для поездок, не связанных с решением служебных задач.
II. Порядок выделения автотранспорта
2.1. Ежедневное выделение структурным подразделениям и должностным лицам закрепленных служебных автомобилей для поездок в течение рабочего дня в пределах города Твери и Калининского района производится без предоставления заявок.
При необходимости использования закрепленного автомобиля для поездок в другие районы Тверской области, регионы страны, выходные и праздничные дни, должностные лица органов местного самоуправления подают руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно обоснованные служебные записки.
2.2. Руководители структурных подразделений и должностные лица органов местного самоуправления, которым не предусмотрено закрепление автомобилей, подают служебные записки на выделение автотранспорта руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.
2.3. Служебные записки на выделение автотранспорта должны содержать информацию о дате, времени и месте подачи автомобиля, а также о предполагаемом времени возвращения автомобиля на территорию Автобазы.
2.4. Все служебные записки на выделение автотранспорта с разрешительной визой руководства администрации города Твери и Тверской городской Думы передаются отделом материально-технического обеспечения и обслуживания административных зданий администрации города Твери (далее - отдел МТО), финансово-хозяйственным управлением делами аппарата Тверской городской Думы (далее - ФХУ) и структурными подразделениями, обладающими правами юридических лиц, по факсимильной связи или по электронной почте в диспетчерскую службу Автобазы.
2.5. Сроки направления служебных записок на выделение служебного автотранспорта в диспетчерскую службу Автобазы:
Для поездок в пределах Тверской области - не позднее 12 часов дня, предшествующего дню выезда автомобиля на линию;
При служебных поездках за пределы Тверской области сроком на один день - за 2 суток;
При направлении должностных лиц в командировки, превышающие один день, - за 4 рабочих дня.
В течение указанных сроков Автобаза проводит работы по диагностике и обеспечению технической готовности автомобиля, оформлению путевых, командировочных и платежных документов, получению и выдаче водителю денежного аванса на оплату расходов, связанных с предстоящим выездом.
В случае возникновения непредвиденных обстоятельств, требующих срочных выездов, вопросы о выделении автотранспорта согласовываются с руководителями администрации города Твери и Тверской городской Думы и решаются в отдельном порядке.
2.6. Подлинники согласованных служебных записок хранятся в отделе МТО и ФХУ; переданные на Автобазу их копии или сводные заявки регистрируются в журнале учета заявок на выделение служебного автотранспорта и хранятся у диспетчера Автобазы.
2.7. Автотранспорт для проведения технического обслуживания, текущего ремонта, технического осмотра, регистрационных и иных мероприятий направляется службой главного механика Автобазы в соответствующие организации по согласованию с должностными лицами и руководителями структурных подразделений органов местного самоуправления, за которыми закреплен данный автомобиль.
2.8. Руководители и должностные лица структурных подразделений органов местного самоуправления, в распоряжение которых выделяются автомобили, несут персональную ответственность за их использование. Они обязаны ежедневно контролировать отметки водителя на оборотной стороне путевого листа о фактическом времени начала и окончания поездки автомобиля, маршруте и пройденном расстоянии за время его использования, скрепив это подписью с ее расшифровкой.
III. Планирование и учет использования автомобилей
3.1. Планирование использования автомобилей осуществляется Автобазой в целях полного удовлетворения потребностей в автотранспорте для обеспечения служебной и хозяйственной деятельности структурных подразделений, обладающих правами юридических лиц.
3.2. При необходимости в выделении дополнительного служебного автомобильного транспорта должностные лица органа местного самоуправления, нуждающиеся в транспорте, после согласования запроса о наличии свободного автотранспорта с директором Автобазы подают служебные записки на его выделение руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.
3.3. Учет использования служебного автотранспорта и работы водителя ведется в путевом листе установленной формы, который выписывается диспетчером Автобазы ежедневно на основании действующего закрепления автотранспорта, поступивших служебных записок, разовых или сводных заявок на выделение автомобилей. Путевой лист является распоряжением водителю на выполнение задания и служит основанием для списания в расход и определения экономии или перерасхода топлива.
3.4. Выдача путевых листов перед выездом на линию осуществляется диспетчером при сдаче водителем путевого листа за предыдущий рабочий день, оформленного в соответствии с требованиями нормативных документов Минтранса России и п. 2.8. настоящего Положения. Получение и сдача путевого листа регистрируются в журнале учета движения путевых листов установленной формы.
3.5. Запрещается выдавать новый путевой лист, если не сдан оформленный путевой лист за предыдущий рабочий день, а в случаях его утраты - до выяснения причин.
3.6. Полностью оформленные путевые листы после проверки правильности их оформления диспетчер ежемесячно сдает в бухгалтерию Автобазы.
3.7. Путевые листы хранятся в течение 3-х лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
IV. Организация контроля за использованием автомобилей
4.1. Для анализа использования автотранспорта, расхода горючего и смазочных материалов Автобаза использует компьютерные программы. Диспетчер ежедневно заносит в программу данные с путевого листа о работе автомобиля, а также ежемесячно составляет и докладывает директору Автобазы сводный отчет о работе автотранспорта и расхода горючего.
4.2. Ежедневный контроль использования автомобилей осуществляют представители обслуживаемых органов местного самоуправления, юридических лиц и служба главного механика Автобазы. В службе главного механика ежедневно ведутся журнал учета выхода автомобилей на линию и возвращения в парк и журнал приема-выдачи ключей и документов на служебные автомобили.
Для совершенствования контроля и снижения эксплуатационных расходов могут применяться системы спутникового позиционирования и мониторинга работы автотранспорта.
4.3. Отдел МТО, ФХУ и Автобаза проводят анализ работы служебных автомобилей и разрабатывают предложения руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы по улучшению эксплуатации автотранспорта.
4.4. Ежедневно механик Автобазы наряду с контролем технического состояния при выходе из парка машин проверяет показания счетчика одометра, его исправность и опломбирование. Показания счетчика одометра заносятся в путевой лист. Механик несет ответственность за выпуск машин из парка с неисправными или неопломбированными одометрами. Каждый случай выхода из строя одометра, нарушения пломбы или выпуска на линию автомобиля с неисправным или неопломбированным одометром расследуется, и виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
4.5. По каждому случаю незаконного использования автомобиля водителем Автобазой также проводится служебное расследование для установления причин и размера причиненного ущерба.
Директор МКУ "Автобаза
администрации города Твери"
А.О.КРАСИЛЬНИКОВ
Служебная записка - это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.
Основания для составления и цели записок
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Пример написания служебной записки
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Образцы для разных случаев
Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Служебная записка о выплате премии
Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-ПетербургОб увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Настина И.А.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о списании ТМЦ
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте< в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей ». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Письмо об отзыве из отпуска
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Электронные служебные записки. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций. Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка . Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.
Предназначение служебной записки во внутренних коммуникациях предприятия
Служебная записка представляет собой особый вид документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, главной функцией рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива.
Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.
Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.
Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги. Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.
Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному должностному лицу, если грамотно оформить и зарегистрировать документ.
Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем). Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.
Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах . Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на общие правила формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры).
Последствия составления служебной записки на получение в пользование или приобретение автомобиля
Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль , либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.
По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее :
Правила составления служебной записки на служебный автомобиль
Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в электронном варианте. Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной).
Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих:
В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника. В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте. Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в большом количестве, которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.
Если к записке прикладывается подобное доказательство, то лучше, чтобы это были не просто билеты, а расчеты, доказывающие долгосрочную выгоду от приобретения авто.
Образец служебной записки на приобретение автомобиля
На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом :
Руководителю ООО «Лотос»
Парабанову Виталию Анатольевичу
от служащего отдела снабжения
Красилова Павла Сергеевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13
о приобретении автомобиля
Прошу Вас приобрести легковой автомобиль для нужд отдела снабжения ООО «Лотос». Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на профессиональную деятельность. При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб. (выписку из бухгалтерии прилагаю).
Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства.
С уважением,
Красилов П.С. Красилов П.С
14.02.2019г.
Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником. Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты.
Нередко в служебных целях сотрудник использует личный автомобиль. Например, работник с согласия работодателя может на собственной машине отправиться в командировку. При этом работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). И в случае поездки в командировку на личном авто к таким расходам, в частности, относятся расходы на ГСМ.
Каким образом работнику возмещаются расходы на ГСМ
Еще до отправки в командировку нужно зафиксировать, как именно работнику будут возмещаться расходы: в размере фактически понесенных расходов или некая фиксированная сумма.
Вы можете заключить с сотрудником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Соответственно, работнику будет положена компенсация, указанная в этом соглашении. Можно предусмотреть два варианта выплаты:
- или сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
- или расходы на ГСМ оплачиваются сверх установленного размера компенсации на основании подтверждающих документов.
Вы можете выбрать и иной вариант: не заключать с сотрудником никакого соглашения, а его расходы на ГСМ компенсировать на основании отчета работника.
Какой бы вариант вы ни выбрали, чтобы избежать споров с налоговиками, автомобильную компенсацию (включая ГМС) можно включить в «прибыльные» расходы лишь в пределах установленных нормативов (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ , Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- 1200 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля не превышает 2000 куб.м.;
- 1500 руб. в месяц, если объем двигателя автомобиля превышает 2000 куб.м.
Какие документы понадобятся, чтобы компенсировать работнику ГСМ
Перед поездкой работника в командировку оформите .
А уже по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.
Также работник может написать служебную записку на компенсацию ГСМ.
Служебная записка на возмещение ГСМ
Служебная записка на ГСМ не имеет унифицированной формы - она составляется в произвольном виде. Такую записку пишет работник, ездивший в командировку на своем автомобиле, на имя руководителя организации.
В служебной записке, помимо суммы, потраченной на ГСМ, работнику нужно указать сроки пребывания в служебной поездке.
Руководитель ставит визу на служебной записке, после чего работнику возмещается стоимость ГСМ.
Служебная записка на возмещение транспортных расходов: образец
Приведем служебную записку на компенсацию ГСМ (образец).
Сколько нужно хранить служебную записку на компенсацию ГСМ
Такая служебная записка входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет. Дело в том, что несмотря на то что в соответствии с Налоговым кодексом документы, служащие основанием для исчисления налогов, нужно хранить 4 года (