Рассмотрим полную пошаговую инструкцию для начинающих — от приема на работу, до начисления и выплаты зарплаты в 1С ЗУП 8.3 (8.2).
Первым делом перед тем, как начислить сотрудникам заработную плату, их необходимо завести в базе и привести в соответствие все кадровые документы. В 1С Зарплата и кадры 3.1 (3.0) эти документы хранятся в меню «Кадры», пункт «Приемы, переводы, увольнения».
При приеме или переводе работника в программе обязательно нужно указать дату приема, должность, подразделение, и размер зарплаты.
Настройка прав пользователя
Чтобы вести данные кадровые документы и производить начисление заработной платы, пользователь должен быть включен в соответствующие группы доступа. Данную настройку необходимо делать под учетной записью с правами администратора.
В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка пользователей и прав».
В данном случае пользователь «Бухгалтер» был включен в группы:
- «Старшие кадровики»
- «Старшие расчетчики».
Налоговые вычеты
Рассмотрим пример начисления заработной платы в 1С ЗУП для сотрудника, имеющего ребенка до 18 лет. Данный налоговый вычет настраивается в разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника.
Введите новое начисление на стандартные вычеты, добавив соответствующий налоговый вычет.
Расчет и начисление зарплаты и взносов
Важно помнить, что первым делом необходимо вносить в программу приемы, кадровые переводы и увольнения сотрудников. Далее заполняются неявки сотрудников (больничные, отпуска и т. п.), переработки (сверхурочные). При наличии прочих начислений (материальная помощь, отпуск по уходу за ребенком и т. п.), их тоже нужно внести в программу заблаговременно.
Если такая последовательность будет нарушена, программа не сможет правильно рассчитать взносы и налоги.
Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению заработной платы. В разделе «Зарплата» выберите пункт «Начисление зарплаты и взносов», либо пункт с аналогичным названием подраздела «Создать». В первом случае перед вами откроется список всех ранее введенных документов.
После того, как вы создали документ, первым делом необходимо заполнить месяц начисления и подразделение. В качестве даты обычно указывается последний день месяца начисления. Рассчитаем документ 1С ЗУП автоматически, нажав на кнопку «Заполнить». Программа подберет всех сотрудников указанного подразделения, которым необходимо произвести начисления.
Начисления берутся те, которые были указаны в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод).
При нажатии на кнопку «Показать подробности расчета» будут отображены дополнительные колонки, например, норма времени и сколько было отработано фактически. Так же из данного документа можно формировать расчетный листок по сотруднику.
В расчетном листке отображены все начисления и удержания, а так же ранее введенный налоговый вычет на детей.
На вкладке «Пособия» отражаются все пособия, которые выплачиваются за счет ФСС (например, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет). Вкладка «Удержания» отражает все удержания по сотрудникам, кроме НДФЛ (например, алименты).
На вкладки «НДФЛ» и «Взносы» содержатся расчеты по НДФЛ и начисленных взносах соответственно. При наличии договоров к оплате (например, договора ГПХ), они будут отображаться на вкладке «Договора» со всеми необходимыми данными (если в программе включена соответствующая настройка).
Данные документа «Начисление зарплаты и взносов» при необходимости можно откорректировать вручную. В таком случае они будут выделяться жирным шрифтом.
Перерасчет документов начисления зарплаты и взносов
Как было указано ранее, прежде чем создавать документ начисления зарплаты и взносов, необходимо внести в программу данные обо всех начислениях и удержаниях сотрудников. Рассмотрим пример создания такого документа уже после.
В меню «Зарплата» выберите пункт «Работа сверхурочно». Данный функционал будет доступен в случае включенной настройки раздела «Расчет зарплаты».
В созданном документе укажите одного или нескольких сотрудников и проставьте даты сверхурочной работы с количеством отработанных часов.
После проведения документа «Работа сверхурочно» в созданном ранее начислении зарплаты и взносов будет отображаться комментарий о необходимости перерасчета.
Все перерасчеты, которые необходимо выполнить будут отображаться в меню «Зарплата» подраздел «Сервис».
Перерасчеты могут быть не только по начислениям, но и по удержаниям. Они отображаются в разрезе сотрудников с указанием расчетного периода, документа начисления, который требуется исправить и причины.
Инструкция по работе с программой1С: Зарплата и Управление персоналом 2.5.22
версия1.02 с использованием Настольной книги Харитонова 2010 интерфейс Полный
Первоначальные настройки 2
Создание сотрудника и настройка начислений 3
Прием сотрудника на работу и изменение оклада 4
Общая информация по начислениям 4
Отличие расчетов 7 и 8 5
Расчет и выплата зарплаты в 6 шагов. 5
Взаиморасчеты с фондами. 6
Увольнение 7
Начало года 8
Табели учета рабочего времени 8
Начисления 8
Удержания. 11
Особенности расчета среднего. 11
Планирование отпусков. 11
Ограничение прав доступа 12
Расчет зарплаты по ответственным. 12
Секретные документы 12
Отчетность по НДФЛ 12
Обмен с БП 8 12
Опыт перехода с ЗиК 7 на ЗУП 8 13
Расчет управленческой зарплаты. 13
Постановление № 922 от 24.12.2007 14
Первоначальные настройки
Сервис – Настройки пользователя – выбрать «Основного ответственного» для печати отчетности (например, 2-НДФЛ) и проставления в документах при их создании.
Выгрузка из Бух (7 или 8) данных в ЗУП (статьи затрат, физ лиц; контрагентов лучше не выгружать) и их загрузка в ЗУПе: Сервис – Обмен данными - Универсальный обмен - Загрузить. Одновременная работа ЗУПа с БП8 и Бух7 невозможна, т.к. план счетов в ЗУПе только один. Но есть отдельный план счетов для УСН и возможна работс с БП8 и УСН7.
Предприятие - Организация - по кнопке Перейти выбираем Настройка параметров учета:
Алгоритмы расчетов (настраиваются для всех организаций сразу) - выбираем метод расчета стоимости часа работ сотрудника для оплаты сверхурочных, удержания прогулов и т.п.
Расчет НДФЛ - в пределах месячного дохода налогоплательщика (вычет дается только за текущий месяц) или нарастающим итогом в течение налогового периода (проверяется весь текущий год; например, если сотрудник проболел месяц и только в следующем начал работать, вычет предоставится за 2 месяца)
Кадровый учет – Контроль штатного расписания, если вкл, то кадровые документы (прием, перемещение) не будут проволится если не соответствуют расписанию; Показывать таб. номер в док (в табличной части рядом с именем будет колонка таб номеров); Проставлять дату ознакомления лучше включить.
Расчет зарплаты – НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный (вкл - документ «Начисление зп» будет делать движения «Удержание» в регистре «НДФЛ расчеты с бюджетом», выкл - документы выплат: РКО или Платежка), Контролировать пересечение периодов (лучше вкл - невозможно будет ввести несколько раз один вид начисления в одном периоде расчета, например, Начисление отпуска), Учет задолженности работников в разрезе месяцев ее образования (если вкл – придется каждый месяц создавать документ Касса и банк - Перенос задолженности сотрудников организаций (будет как в ЗиК Рассчитать период), и в отчетах будет показываться месяц образования задолженности).
Налоговый учет – ФОТ выбираем: На счетах затрат, соответствующих счетам бух учета, т.е. по правилам Соответствия счетов БУ и НУ (например в случае, если оплату труда относить к прямым, а ПФР к косвенным расходам); проще: На счетах расходов на оплату труда, т.е. на тех счетах, куда начисляется зп.
Расчет ЕСН - с версии 2.5.8 можно задавать точность исчисления ЕСН и ПФР. Льготы по ЕСН для организации инвалидов - задается, если вся организации, по ст 239 НК имеет льготу по всем сотрудникам.
Доплата по районным коэффициентам (местным) устанавливается для организации или подразделения. При автоматическом заполнении «Приказа о приеме на работу» в начислениях добавится строка «Районный коэффициент». Главное не забыть, если вы создаете новые начисления, то некоторые из них придется вручную добавлять в базу расчета начисления «Районный коэффициент». Доплата по районным коэффициентам (федеральным) служит для пересчета пособий за счет государства.
Предприятие – Производственный календарь – кнопка Заполнить по умолчанию. Надо заполнять перед началом каждого года. Если выдается предупреждения о необходимости переносов дней, то надо вручную перенести эти праздничные дни, т.е. встать на следующий раб день и назначить его Региональным празд днем, потом нажать внизу «Записать». Печать - см среднемес количество дней или часов. Если вы изменяете дни в Производственном календаре, то необходимо перезаполнить Графики работы. Сотрудники работают по Графикам работы, а не по Производственному календарю. Производственный календарь необходим для автоматического заполнения Графиков работы и расчета стоимости часа работ при компенсации сверхурочных и т.п.
Сервис - Пользователи и права доступа - Дата запрета редактирования данных - закрывает возможность изменения документов для каждой организации индивидуально. Лучше пользоваться ей постоянно, т.к. в 8 можно зайти в любой месяц и пересчитать его.
Чтобы выводить количество страниц в больших отчетах заходим Сервис – Настройка колонтитулов – выбираем место где выводить номер страницы. Ставим галочку выводить верхний ли нижний колонтитул. Ставим курсор на поле и наверху нажимаем Вставить – Номер страницы. Получается, например, [&НомерСтраницы] из [&СтраницВсего] от [&Дата].
Заполняем справочники и параметры и приступаем.
Понятно, что перво-наперво следует заполнить ряд судьбоносных параметров - ввести первоначальную информацию: ввести информацию об организации, информацию об учетной политике организации по персоналу, настроить календарь и графики работы. Отметим, что в календаре фиксируется какой день рабочий, а какой праздничный, а график работы говорит о том, сколько сотрудник должен отработать за неделю, месяц, год, жизнь…
Потом будем принимать и увольнять, начислять зарплату, но только потом…
А сейчас сменим интерфейс, чтобы было удобнее работать:
Сревис -- Переключение интерфейса -- Кадровый учет организации.
1) Заполняем классификаторы
Адресный классификатор (берем его или с ИТС или с сайта http://www.gnivc.ru/Document.aspx?id=80)
После того, как нашли данные для классификатора, идем по пути: Предприятие -- Классификаторы -- Адресный классификатор
Инструкцию по установке не привожу, ибо все же эти письмена не книга многоумная, а «путевые заметки», да и понятно все там.
Классификатор стран мира: Предприятие -- Классификаторы -- Адресный классификатор
Иные классификаторы, не перечисленные выше: Предприятие -- Классификаторы… Классификаторов довольно много, но все они просты для понимания и заполнения (например, классификатор видов образования, классификатор документов, удостоверяющих личность и пр.)
2) Вводим сведения об организации
· Предприятие -- Организации
3)В настройках пользователя настраиваем основную организацию
Сервис -- Настройки пользователя
4)Настраиваем подразделения организации
· Предприятие -- Подразделения
5) Задаем учетную политику по персоналу
· Предприятие -- Учетная политика по персоналу
6) Заполняем производственный календарь
Заполняем информацию о рабочих и праздничных днях и выходных. Выходной денб можно перенести на другой день. Календарь можно распечатать.
Предприятие -- Производственный календарь
7) Заполняем графики работы
Фактически отработанное время фиксируется в программе сообразно с графиком работы. Считается, что работник должен отработать в течении месяца столько времени, сколько зафиксировано в графике. Если были какие-то отклонения (например, сотрудник болел или прогулял), то вводятся соответствующие документы отклонений, который как бы корректируют фактически отработанное время. В зависимости от причин возникновения отклонений (и, соответственно, введенных документов отклонений) зарплата рассчитывается по тому или иному алгоритму. Так, прогул явно не надо оплачивать, а вот больничный - хорошо бы.
Предприятие -- Графики работы
Заполнение графика происходит на основании данных производственного календаря, поэтому, предварительно необходимо заполнить этот самый календарь. Причем, если в течении года производственный календарь изменяется, то необходимо перезаполнить и все графики работы, которые используются в организации.
В дальнейшем, при приеме на работу в организацию, сотруднику будет назначаться один из доступных графиков
В настройках пользователя можно прописать тот или иной график, который будет подставляться в документы по умолчанию
Начисление заработной платы – дело довольно кропотливое, особенно для большой организации. Вручную без ошибок это выполнить весьма проблематично. Нужно учесть все льготы, налоговые вычеты, применить разные ставки НДФЛ. Начисление зарплаты в 1С позволяет полностью автоматизировать весь процесс учета. При грамотном внесении первичных данных, есть возможность формировать отчеты аналитического учета для руководства и в государственные органы.
Первичное внесение данных
Перед тем, как начислять зарплату в 1С, нужно проверить первичные настройки программы. Для этого войти в программу под именем администратора. В поле выбрать поочередно ячейки:
- «Начисления»;
- «Удержания»;
- «Показатели расчета зарплаты».
В каждой вкладке проверить заполнение шаблонов. Для добавления параметра расчета кнопкой «Создать» следует ввести и сохранить параметр учета, который можно будет использовать в начислении оплаты труда. Нужно проверить льготирование НДФЛ в 1С материальной помощи в размере 4 000 рублей.
Изменение штатного расписания
Основной документ для расчета заработной платы в 1С 8 – штатное расписание. Оно утверждается приказом руководителя. Посмотреть действующий документ можно в меню «Кадры» вкладке «Штатное расписание». Если издан приказ об изменении, внести изменения можно в соответствующей вкладке.
Для создания нового документа в 1С начисление зарплаты, нужно войти во вкладку «Создать». Откроется поле, которое нужно максимально подробно заполнить.
- Ячейка «Добавить позицию» предназначена для введения новой должности, подразделения, оклада;
- Вкладка «Изменить позицию» предназначена для изменения параметров действующей ставки, оклада, условий работы, льгот (например, расходов на проезд);
- Поле «Заполнение показателей» применяется в том случае, когда вводятся однотипные данные для всех позиций. При сохранении параметров учета, данные будут применены ко всему списку;
- При внесении данных о новой должности можно привязать индивидуальные графики работы в 1С ЗУП.
После внесения изменений нужно внести сведения о приказе и проверить дату утверждения штатного расписания. Только после этого документ можно сохранить, он будет основанием для начисления заработной платы с этого периода.
Табель учета рабочего времени
В течение календарного месяца отражаются все кадровые изменения в организации: прием на работу, отпуска, отгулы, доплата за совмещение должностей в 1С ЗУП, работа в выходные и праздничные дни, больничные и увольнения. Если сведения внесены корректно, табель учета формируется автоматически.
Для его заполнения нужно во вкладке «Создать» выбрать либо заполнение документа списком по всем работникам, либо путем подбора подобрать конкретную фамилию.
Дата создания документа по умолчанию заполняется текущая. Когда идет заполнение табеля за предыдущий период, нужно изменить дату на последнее число месяца.
В табеле можно проверить отражение документов движения кадров в течение месяца. Если какие-то сведения внесены в программу не были, отразить их нужно до начисления заработка.
Начисление оплаты труда
Все действия по заработной плате производятся только с рабочего места бухгалтера или начальника подразделения, которым открыт доступ к данным операциям.
Начисление заработной платы в 1С 8.2 выполняется из соответствующей вкладки. Создание нового документа можно выполнить кнопкой «Создать». В открывшемся меню можно выбрать полное заполнение документа со всеми начислениями, удержаниями и расчетом взносов, либо при необходимости сформировать каждый из этих документов.
Для начисления зарплаты в 1С 8.2 по всем сотрудникам за предыдущий период предусмотрена копка «Заполнить». Для обработки данных потребуется некоторое время. Если параметры учета были внесены корректно, на экран выводится информация списком обо всех начислениях сотрудникам.
Программа 1С: 8 позволяет вносить ручные корректировки документа при необходимости.
Перед проведением документа нужно проверить корректность внесения информации.
- Поле «Договоры» заполняется в случае выполнения работ по договорам ГПХ;
- Поле «Пособия» заполнится автоматически, если в месяце начисления были проведены больничные, в том числе и пособия по уходу за ребенком;
- Вкладка «Льготы» заполняется в случае применения в компании бонусных поощрений, например, работникам компенсируется оплата проезда или возмещение питания. Эти данные входят в состав заработной платы и участвуют при расчете НДФЛ;
- Вкладка «Удержания» отражает все удержания сотрудников: по исполнительным листам, за неотработанный отпуск. При необходимости можно ввести новый вид удержания;
- Вкладка «НДФЛ» формируется автоматически. Сведения о процентной ставке и статусе сотрудника вносятся при приеме на работу. Для физических лиц-резидентов РФ применяется ставка 13%. При расчете подоходного иностранным сотрудникам организации, которые работают по патентным договорам, ставка рассчитывается в размере 30%;
- Вкладка «Займы» позволяет контролировать своевременность погашения выданных займов работникам компании. При получении матвыгоды, полученной в качестве экономии средств на уплату процентов, расчет подоходного производится автоматически;
- Поле «Взносы заполняется автоматически при заполнении документа. Управлять показателями можно вручную по каждому сотруднику либо в целом по списку;
- Поле «Корректировка выплаты» предназначено для отражения излишне удержанного НДФЛ. Данные вносятся только вручную при предъявлении документов на право представления имущественного, социального вычета либо по иным причинам, которые регламентированы законодательно;
- При обнаружении неполноты сведений при начислении заработной платы, корректировку можно выполнить во вкладке «Доначисления, перерасчеты». Данное поле заполняется только вручную по каждому физическому лицу. Вносить исправления можно:
- В начислениях;
- Пособиях;
- Льготах;
- Удержаниях.
В данном поле можно корректировать сведения предыдущих периодов для правильного отражения сведений в периодической отчетности.
Перед тем, как записать и провести расчет зарплаты в 1С, нужно проверить период формирования и дату проведения.
Начисление авансов
Трудовой кодекс обязывает нанимателя выплачивать зарплату 2 раза в месяц.
Авансовый расчет зарплаты 1С 8 предприятие можно выполнить из меню «Зарплата» вкладка «Начисление за первую половину месяца».
Начисление аванса в 1С 8 3 выполняется кнопкой «Заполнить». Формируется весь список сотрудников с указанием периода начисления. Автоматически рассчитаются удержания по исполнительным документам и подоходный налог.
Формирование документа выполняется кнопками «Записать» и «Провести».
Выплата заработной платы
В программе 1С: 8 можно формировать список сотрудников для перечисления заработной платы на картсчета физлиц в банк или через кассу организации. Для этого нужно войти в соответствующую вкладку.
- Кнопка «Ведомость в банк» предназначена для формирования ведомости в рамках зарплатного проекта;
- Кнопка «Ведомости перечисления на счета» позволяет формировать ведомость начислений на счета работников, открытых самостоятельно;
- «Ведомость в кассу» предназначена для формирования выплаты через кассу организации.
Для того, чтобы отправить в банк ведомость, нужно сформировать файл в закладке «Документы обмена с банками», затем выгрузить его из вкладки «Обмен с банками (зарплата)». Одновременно с этим сформировать платежное поручение на сумму заработной платы с указанием номера реестра.
Отчеты по заработной плате
Перед тем, как в 1С посмотреть начисленную зарплату, нужно зайти в меню «Зарплата» в поле «Отчеты по заработной плате». При составлении отчета можно выбрать период начисления, заполнить сведения по каждому сотруднику, проанализировать удержания и применения льгот. Программа 1С: 8 формирует аналитические данные и анализ в разрезе любого показателя.
Все отчеты выводятся на печать.
Заключение
Начисление заработной платы в программе 1С: 8 полностью автоматизировано. Если возникает вопрос, почему в 1С не начисляется зарплата, необходимо проверить первичные настройки. Кроме того, следует своевременно вносить данные в общий справочник с учетом таблицы средних заработков, которые влияют на расчет оплаты труда. Правильное отражение позволяет быстро формировать отчеты по НДФЛ, страховым взносам и проверить контрольные соотношения.
Введение
Немаловажную роль в организации кадрового учета и работы с персоналом играет автоматизация труда работников кадровой службы предприятия. В настоящее время существует целый ряд программных средств, призванных автоматизировать процессы кадрового учета. Одной из наиболее популярных таких программ является 1С 8, которая подробно рассматривается в этой книге.
Эта программа давно занимает лидирующие позиции на рынке, она уже получила большое количество поклонников. К ее характерным особенностям следует отнести повышенную гибкость, настраиваемость, функциональную эластичность, и, как следствие, – применимость к особенностям практически любого предприятия (торгового, бюджетного, финансового, производственного и т.д.).
Настоящее руководство рассчитано на обучение широкого круга пользователей работе по автоматизации кадрового учета и начислению заработной платы с помощью программы 1С 8. Начинающие пользователи с помощью этой книги получат возможность последовательного и комплексного изучения рассматриваемой конфигурации; более опытные пользователи найдут в книге ответы на интересующие вопросы и откроют для себя новые возможности программы. Для руководящих работников изучение данной книги также небесполезно – например, для принятия решений о концептуальном направлении построения процессов кадрового учета на предприятии.
Не исключено, что в процессе изучения программы читатель обнаружит некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что он видит на экране компьютера – такая вероятность обусловлена тем, что программа 1С постоянно совершенствуется и дорабатывается. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.
Данная книга состоит из двух частей. В первой части рассматривается конфигурация «1С Зарплата и управление персоналом 8», которая специально предназначена для автоматизации кадрового учета, а также расчета и начисления зарплаты. Во второй части мы узнаем, как ведется учет заработной платы в конфигурации «1С Бухгалтерия предприятия 8». Отметим, что первая часть будет намного больше по объему, поскольку данная конфигурация является специализированным продуктом, разработанным специально для кадрового учета и расчета зарплаты, в то время как «1С Бухгалтерия предприятия 8» – это комплексный продукт, в котором расчет и начисление зарплаты является лишь частью функциональности.
Часть 1.
Конфигурация «Зарплата и управление персоналом 8»
Глава 1.
Знакомство с программой
В этой главе мы рассмотрим, какие же основные задачи кадрового учета можно решать с помощью программы «1С Зарплата и управление персоналом 8». Также кратко рассмотрим структуру описываемой конфигурации.
Возможности программы
Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8» предназначена для решения следующих задач:
♦ Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий;
♦ Ведение самых разнообразных справочников: организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;
♦ Проведение анкетирования сотрудников;
♦ Подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, заключение трудового договора, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т.д.) в соответствии с действующим законодательством;
♦ Формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;
♦ Планирование занятости сотрудников (участие в мероприятиях, планируемые встречи и т.д.);
♦ Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством;
♦ Раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;
♦ Работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;
♦ Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т.д.), с формированием соответствующей отчетности;
♦ Проведение различного рода мероприятий;
♦ Формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы организации, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняется пользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;
♦ Решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
В следующем разделе мы кратко ознакомимся со структурой рассматриваемой конфигурации и ее основных инструментах.
Структура прикладного решения
Рассматривая структуру конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» следует в первую сказать о том, что возможности программы предусматривают ведение кадрового учета как в целом по компании, так и отдельно по каждой входящей в ее состав организации.
Учтите, что содержимое главного окна программы, а также набор доступных для работы команд, функций, кнопок и прочих инструментов зависит от того, какой интерфейс включен у вас в данный момент. Самый полный набор инструментов можно использовать при включенном интерфейсе «Полный». Выбор интерфейса осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Сервис▸Переключение интерфейса. Здесь и далее подразумевается, что в программе включен Полный интерфейс (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Главное окно программы
Основным рабочим инструментом программы является главное меню. Каждый пункт главного меню включает в себя перечень команд, предназначенных для перехода в соответствующие режимы работы программы. В состав главного меню входят следующие пункты:
♦ Файл – команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows: к ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.
♦ Правка – в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.
♦ Операции – с помощью команд данного меню осуществляется выбор вариантов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции▸Справочники на экране откроется окно выбора справочника. Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.
♦ Персонал, Расчеты с персоналом, Кадровый учет и Расчет зарплаты по организации – каждое из перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка учета. По мере изучения книги мы будем знакомиться с ними подробнее.
♦ Предприятие – данное меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим формирования отчетности по медицинскому страхованию, просмотра и редактирования некоторых справочников, настройки производственного календаря, и др.
♦ Сервис – данное меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы.
♦ Окна – в этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы.
♦ Справка – в состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.
В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. В дальнейшем мы неоднократно будем останавливаться на тех либо иных командах контекстного меню. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели (состав меню Действия и инструментальной панели также зависит от конкретного интерфейса).
Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы, и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.1 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро, одним щелчком мыши перейти в требуемый режим работы.
Непосредственно под главным меню программы располагается несколько инструментальных панелей. Кнопки инструментальных панелей дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое этих панелей, предложенное по умолчанию.
Список «горячих клавиш»
В программе можно использовать так называемые «горячие клавиши». Например, переход в режим редактирования документа осуществляется нажатием клавиши F2, пометка позиции на удаление (а также снятие такой пометки) – нажатием клавиши Delete, удаление позиции из списка – с помощью комбинации клавиш Shift+Delete (правда, для данной операции необходимо наличие соответствующих прав доступа), и т.д. В данном разделе мы приводим перечень «горячих клавиш», которые наиболее востребованы у пользователей.
Таблица 1.1.
«Горячие клавиши» общего назначения
Таблица 1.2.
«Горячие клавиши» для управления окнами программы
Таблица 1.3.
«Горячие клавиши» для работы в окне редактирования
Таблица 1.4.
«Горячие клавиши» для работы в интерфейсах списка и с иерархическими списками
Таблица 1.5.
«Горячие клавиши» для работы с полями ввода в окнах редактирования
Таблица 1.6. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с табличными документами
Таблица 1.7. «Горячие клавиши», предназначенные для работы с текстовыми документами
Глава 2.
Подготовка к работе
Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. Об этом будет рассказано в данной главе.
Программа 1С (независимо от используемой конфигурации) может функционировать в двух режимах: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.
В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.
Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора). В этой главе мы рассмотрим, какие действия по настройке программы пользователь может выполнять самостоятельно.
Установка пароля доступа
Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, рекомендуется защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис▸Параметры пользователя – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Ввод пароля
В данном окне в полях Имя и Полное имя отображается сокращенный и полный вариант имени текущего пользователя. Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность появления ошибки.
При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис▸Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 2.1, в котором этот пароль можно изменить.
Если программа защищена паролем, то необходимо сохранить его в надежном месте – при утере пароля доступ к данным будет невозможен.
Настройка интерфейса
Для перехода в режим настройки пользовательского интерфейса программы следует выполнить команду главного меню Сервис▸Настройка. В результате на экране откроется окно Настройка, в котором выполняются необходимые действия. Данное окно показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Настройка пользовательского интерфейса
Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.
Обратите внимание, что на рис. 2.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые – серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 2.2 панель Главное меню обозначена черным флажком, а панель Текст – серым. Это означает, что главное меню будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст – только в режиме работы с текстовыми документами (причем – в нижней части интерфейса).
Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако пользователь может самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.
Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Создание пользовательской панели инструментов
В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК – в результате новая панель будет добавлена в список панелей на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать – для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить. При удалении пользовательской инструментальной панели следует учитывать, что система не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет панель инструментов из списка.
С помощью кнопки Сброс осуществляется восстановление параметров системной инструментальной панели, выделенной в списке курсором, которые были установлены для нее по умолчанию. Это бывает целесообразно, например, после редактирования системной панели для возврата к ее первоначальному состоянию.
Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Вкладка Команды
Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в категорию, на которой в поле Категории установлен курсор. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды – она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).
Настройка параметров программы
Для перехода в режим настройки параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис▸Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Настройка параметров
На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Тексты и Справка. Остановимся подробнее на каждой из них.
На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок сброшен, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается текущая дата компьютера).
На вкладке Тексты (содержимое данной вкладки показано на рис. 2.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши Enter.
Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.
При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.
В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Включить либо Отключить.
В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, изображенное на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Настройка параметров шрифта
Если установлен флажок Шрифт стиля, то требуемый шрифт выбирается из списка, который расположен ниже данного флажка. Правее расположены два флажка с одинаковым названием – Из стиля; такой же флажок находится в выделенной области Начертание. Если указанные флажки установлены, то параметры шрифта будут соответствовать выбранному стилю. Если же требуется отредактировать параметры выбранного стиля шрифта (например, изменить его размер), то нужно сбросить соответствующий флажок и вручную установить требуемые значения.
При установленном флажке Системный шрифт выбор стиля шрифта осуществляется из списка, который расположен под этим флажком. Флажки Из стиля используются таким же образом, как и при установленном флажке Шрифт стиля.
ПРИМЕЧАНИЕ
Одновременная установка флажков Шрифт стиля и Системный шрифт невозможна.
Если установлен флажок Системный шрифт, то справа внизу окна становится доступным поле Набор символов. В данном поле из раскрывающегося списка выбирается требуемый набор символов.
В левом нижнем углу окна настройки параметров шрифта демонстрируется образец того, как будет выглядеть текст при установленных в данный момент настройках.
После того, как установлены требуемые параметры шрифта, следует в данном окне нажать кнопку ОК – в результате в окне Параметры на вкладке Тексты соответствующим образом будет заполнено поле Шрифт. С помощью кнопки Отмена осуществляется закрытие окна Выбор шрифта без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности – каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.
Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.