Документ – это понятие было впервые введено Петром I. Он перевел это как «письменное свидетельство». Под документом раньше подразумевался только письменный источник информации. Потом это понятие было расширено – материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.
С тех пор,в отечественном законодательстве есть 2 трактовки документа – одни под ними подразумевает только письменные объекты; другие – любые объекты, несущие информационную функцию.
Тем не менее, информационная трактовка документа практически победила. Основные вехи:
1979 – микрофильмы стали документами;
1990 – в УПК были включены видео- и фотодокументы;
1994 г. – ФЗ об обязательном экземпляре документа, там появилась информационная трактовка документа. Ст. 1 – документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Что тут хорошо – четко фиксируются формы. Но определение не идеальное.
1995 – ФЗ об информатизации и т.п. – было понятие документированной информации – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Ст. 5 данного закона – документ, полученный из автоматизированной информационной системы (легализован статус компьютерного документа).
Ст. 2 действующего ФЗ об информации – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном в законодательстве РФ ее материальный носитель.
Реквизиты должны обязательно определять содержание информации, а в некоторых случаях – ее материальный носитель.
Документирование (ГОСТ-Р-51141-98 по делопроизводству и архивному делу) - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документированная информация = документ (ст.11 Закона об информации - в отношении электронного документа; ГОСТ-Р -51141-98). Законодатель не указал в законе, что информация и документ- это равнозначные понятия. В частности, в ст. 11 Закона об информации, которая говорит о документировании информации, говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье говорится, когда электронное сообщение признается электронном документом.
В ГОСТе документированная информация рассматривается как синоним документа.
Определение "документ" является общеправовым, в некоторых законах есть свои частные определения (например, архивный документ).
Документ состоит из трех частей:
Материальный носитель – в законе об Информации нет определения.
индивидуально определенный предмет (вещь) (материальный носитель дактилоскопической информации - Закон о дактилоскопической регистрации) - отсюда информация в ЭВМ - не документ;
не только предмет, но и физическое поле (Закон о государственной тайне - материальные объекты, в том числе физические поля,...);
отсюда материальный носитель - материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, и имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию или в определенных случаях материальный носитель.
Реквизиты – выполняют две функции
Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом. Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает и .
Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации. Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.
Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.
Информационные ресурсы могут быть как товар , только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.
Способы документирования
Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.
Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.
Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.
Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом. Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.
Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.
Новейшое документирование — определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, флешки и тд.
Порядок документирования
Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов. Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.
Документированная информация с ограниченным доступом
Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:
- законы, акты, нормы
- документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
- документы о деятельности гос. органов
- документы из открытых архивов и библиотек
Понятие
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).
Структура
Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Свойства
Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность , т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна . Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность , т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность , т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Классификация информации
Информация может классифицироваться по разным основаниям. В информационном праве основными критериями, по которым классифицируют информацию, принято считать два:
а) по роли, в которой информация выступает в правовой системе - правовая и неправовая информация (информация, которая является объектом правоотношений);
б) по уровню доступа к информации – открытая информация и информация ограниченного доступа (государственную тайну и конфиденциальную).
При классификации информации по ее роли в правовой системе под правовой информацией подразумевают весь массив нормативных правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, создающихся в результате правотворческой, правоприменительной и правоохранительной деятельности.
Нормативная правовая информация создается в процессе правотворческой деятельности и содержится в нормативных правовых актах.
Нормативный правовой акт - это официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Это может быть как постоянно действующий, так и временный акт, рассчитанный на четко установленный срок, определяемый конкретной датой или наступлением того или иного события.
К числу нормативных правовых актов в нашей стране относятся законы, указы Президента, постановления Правительства, иные нормативные документы государственных органов.
Важной чертой системы нормативных правовых актов является ее иерархическое строение, в соответствии с которым каждый акт занимает свою ступеньку на иерархической лестнице и находится в соподчиненности с другими актами, то есть соотношение актов характеризуется верховенством одних актов над другими.
На место нормативного акта в системе указывает его юридическая сила - свойство акта порождать определенные правовые последствия. Юридическая сила акта зависит от положения органа, издавшего этот акт, в системе органов государства и его компетенции. Акты вышестоящих органов, таким образом, обладают большей юридической силой по отношению к актам нижестоящих органов. Следовательно, акты нижестоящих государственных органов должны соответствовать актам вышестоящих органов и не могут им противоречить.
Рассмотрим подробнее виды нормативных правовых актов РФ и их место в иерархической системе.
Закон - нормативный правовой акт, принимаемый органом законодательной власти или непосредственно народом путем референдума, обладающий высшей юридической силой и содержащий первичные правовые нормы по вопросам регулирования наиболее значимых общественных отношений. Законы РФ подразделяются на:
Конституцию РФ;
Федеральные конституционные законы;
Федеральные законы (в том числе кодексы).
Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая всенародным голосованием. Конституция РФ - основополагающий закон и правовая основа законодательства РФ.
В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным ею, принимаются федеральные конституционные законы. Они посвящены правовым основам общественного и государственного строя.
Федеральные конституционные законы не могут противоречить Конституции Российской Федерации.
Федеральные законы - это акты текущего законодательства, которые регулируют отношения в различных сферах жизни общества: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В правовой литературе такие законодательные акты также называют обыкновенными законами.
Федеральные законы не могут противоречить не только Конституции РФ, но и федеральным конституционным законам.
Среди законов важное место занимают кодифицированные акты - кодексы.
Кодекс - это единый, логически и юридически цельный закон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирование определенной группы общественных отношений.
В России приняты и действуют кодексы практически по всем основным отраслям законодательства: Гражданский кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ и другие.
Кодекс, являясь федеральным законом, формально имеет с остальными законами одинаковую юридическую силу. Однако по сути отраслевой кодекс возглавляет соответствующую отрасль законодательства и занимает центральное место в системе законов, регулирующих данную область общественных отношений. Все другие законы и иные нормативные акты данной отрасли группируются вокруг него. В некоторых кодексах содержится прямое указание на то, что правовые нормы, регулирующие данную область общественных отношений, не могут противоречить нормам, установленным кодексом.
Так, например, в п. 2 ст. 3 Гражданского кодекса РФ закреплено правило, согласно которому нормы гражданского права, содержащиеся в других законах, должны соответствовать настоящему Кодексу. Аналогичное положение содержит и ст. 1 Налогового кодекса РФ - федеральные законы о налогах и сборах принимаются в соответствии с настоящим Кодексом.
К числу законов относятся также конституции республик, входящих в состав Российской Федерации, уставы иных субъектов РФ, а также законы, принимаемые законодательными органами субъектов Российской Федерации. Эти нормативные акты распространяют свое действие на территорию принявшего их субъекта РФ.
Подзаконные нормативные акты - это нормативные правовые акты, издаваемые на основе и во исполнение законов органом государственной власти в пределах своей компетенции.
Они могут конкретизировать нормы законов или устанавливать новые нормы, но при этом должны соответствовать законам и не противоречить им. Подзаконные акты являются средством реализации законодательных норм. Они, в свою очередь, также выстраиваются в иерархическую систему в зависимости от положения и компетенции органа, издавшего подзаконный акт. Ведущая роль в системе подзаконных актов РФ принадлежит актам Президента РФ.
Акты Президента РФ принимаются в форме указов и распоряжений и не могут противоречить Конституции РФ и законам РФ. Нормативные правовые акты Президента принимаются, как правило, в форме указов.
Акты Правительства РФ принимаются в форме постановлений и распоряжений, которые не могут противоречить Конституции РФ, законам РФ, актам Президента РФ. Акты Правительства РФ имеют большую силу по отношению к актам федеральных органов исполнительной власти и актам местных органов. Нормативные правовые акты Правительства принимаются, как правило, в форме постановлений.
Акты федеральных органов исполнительной власти (так называемые ведомственные акты) могут издаваться на основе и во исполнение Конституции РФ, законов РФ, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ. К таким актам, например, относятся приказы, инструкции и т.д.
Следующие ступени в иерархии нормативных правовых актов занимают нормативные правовые документы субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.
Важное место в российской правовой системе занимают международные и внутригосударственные договоры.
Международный договор - это соглашение, заключенное Российской Федерацией с иностранным государством (или государствами) либо с международной организацией и регулируемое международным правом. Международный договор регулирует отношения Российской Федерации с иностранным государством или международной организацией.
В соответствии с Конституцией РФ (ст. 15) международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора.
Внутригосударственный договор регулирует отношения между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, а также между различными субъектами РФ по вопросам, представляющим для сторон взаимный интерес (разграничение предметов ведения и полномочий между Российской Федерацией и субъектами РФ, совместная деятельность в экономической области и т.п.).
Кроме нормативных правовых актов, существуют иные правовые акты, которые, порождая определенные правовые последствия, не содержат в себе правовых норм.
К ненормативной правовой информации можно отнести:
Правоприменительные акты, содержащие информацию применения права;
Акты официального толкования, дающие разъяснения нормативной правовой информации.
Правоприменительные акты - это правовые акты, принимаемые полномочными органами государственной власти или должностными лицами, содержащие обязательные для определенного круга лиц предписания по конкретным вопросам (решение о строительстве завода, о присвоении званий, по кадровым вопросам, решение суда по конкретному делу и т.п.).
В отличие от нормативной правовой информации правоприменительные акты содержат информацию, адресованную не любому лицу, органу или организации. Они могут относиться либо к индивидуально определенному, конкретному субъекту правоотношения, регулируемого данным актом (например, приказ о назначении на должность, протокол об административном правонарушении), либо же иметь определенный общий характер, создавая цепь правоотношений, в которых участвуют многие субъекты в связи с исполнением конкретного предписания (решение о реконструкции здания библиотеки, о создании архивного фонда). Акты применения права действуют только в рамках конкретного случая и утрачивают силу с прекращением отношений, ими регулируемых.
Акты официального толкования - это официальные юридические акты, разъясняющие действительный смысл и значение нормы права и действующие в единстве с самой этой нормой.
Иными словами, это такие акты, в которых дается официальное разъяснение действующих правовых норм, но новые нормы не устанавливаются.
К актам толкования можно отнести решения Конституционного Суда РФ, руководящие разъяснения Пленума Верховного Суда РФ, Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ и др..
К ненормативной правовой информации относятся также судебная, уголовная, прокурорская и др. статистика, комментарии к законодательству, законопроекты и иные проекты нормативных правовых актов, информация о гражданско-правовых отношениях, оперативно-розыскная информация и иные сведения и материалы.
По уровню доступа информацию подразделяют на общедоступную и информация ограниченного доступа (конфиденциальную).
Согласно Федеральному закону от 06 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»:
конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определённой информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя.
По виду информации ограниченного доступа различают государственную тайну и конфиденциальную информацию.
Государственная тайна – это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Согласно упомянутому Указу Президента РФ № 188 к конфиденциальной информации (к сведениям конфиденциального характера) относятся:
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ "О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства" и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;
служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна );
сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);
сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна );
сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.
Согласно п. 11 ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Рассмотрим нормы, устанавливающие порядок документирования информации. В ч. 2 ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отмечается, что документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
В общем случае для решения таких задач, как
Регистрации форм документов,
Упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
Сокращения количества применяемых форм,
Исключения из обращения неунифицированных форм документов,
Обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации,
Контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления,
Рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов,
используется Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОКУД представляет собой составную часть Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации.
На организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОКУД для класса 0200000), распространяется Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти устанавливает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Например, при подготовке документов Типовой инструкцией рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше. Рекомендуется также использовать шрифты Times New Roman № 12 для оформления табличных материалов, № 13, 14, 15 – для всего текста.
Типовая инструкция регламентирует требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов. В типовой инструкции приведены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов федеральных органов исполнительной власти: приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, служебное письмо, а также правила оформления документов. Этой же инструкцией регламентируются организация документооборота и исполнения документов, поисковая система по документам, контроль исполнения документов, организация документов в делопроизводстве и порядок передачи документов на хранение в архив.
Инструкция, устанавливающая систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, утверждена приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 года «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» (в ред. Приказов МВД РФ от 02.04.2007 N 318, от 21.11.2008 N 1006, от 09.12.2008 N 1075).
Согласно ч. 3 ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации», электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Рассмотрим право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах. В ч. 1 ст. 13 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» указывается, что информационные системы включают в себя:
1) государственные информационные системы - федеральные информационные системы и региональные информационные системы, созданные на основании соответственно федеральных законов, законов субъектов Российской Федерации, на основании правовых актов государственных органов;
2) муниципальные информационные системы, созданные на основании решения органа местного самоуправления;
3) иные информационные системы.
Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.
Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов.
Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. При этом собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.
Государственные информационные системы создаются с учетом требований, предусмотренных Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:
Назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими;
Устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
Определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.
Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производной продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.
Формирование государственных информационных ресурсов осуществляется гражданами, органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и общественными объединениями. Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации формируют государственные информационные ресурсы, находящиеся в их ведении, и обеспечивают их использование в соответствии с установленной компетенцией.
Рассмотрим категории информации по уровню доступа к ней. Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации», к общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.
Частью 4 ст. 8 указанного Федерального не может быть ограничен доступ к:
1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
2) информации о состоянии окружающей среды;
3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных статьей 11 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации».
В соответствии со ст. 11 указанного Федерального закона перечни персональных данных, включаемых в состав федеральных информационных ресурсов, информационных ресурсов совместного ведения, информационных ресурсов субъектов Российской Федерации, информационных ресурсов органов местного самоуправления, а также получаемых и собираемых негосударственными организациями, должны быть закреплены на уровне федерального закона. Согласно этой статье персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускаются сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения.
Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Ответственность за неправомерную деятельность органов государственной власти и организаций по сбору персональных данных установлена в главе 15 Федерального закона «О персональных данных» №-152 ФЗ.
Рассмотрим порядок правовой защиты информации. В соответствии с ч.1 ст. 16 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа,
3) реализацию права на доступ к информации.
Согласно ч. 2 ст. 16 этого Федерального Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации.
Обладатель информации, оператор информационной системы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, обязаны обеспечить:
1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации;
2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;
3) предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации;
4) недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование;
5) возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;
6) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации.
Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов, подлежащих защите, а также органы и организации, разрабатывающие и применяющие информационные системы и информационные технологии для формирования и использования информационных ресурсов с ограниченным доступом, руководствуются в своей деятельности законодательством Российской Федерации.
Организации, обрабатывающие информацию с ограниченным доступом, которая является собственностью государства, создают специальные службы, обеспечивающие защиту информации. Собственник информационных ресурсов или уполномоченные им лица имеют право осуществлять контроль за выполнением требований по защите информации и запрещать или приостанавливать обработку информации в случае невыполнения этих требований. Собственник или владелец документированной информации вправе обращаться в органы государственной власти для оценки правильности выполнения норм и требований по защите его информации в информационных системах.
Обязательный экземпляр документа как разновидность документированной информации. Политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии определяет Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ.
Приведем перечень терминов, содержащийся в ст. 1 упомянутого Федерального закона.
Обязательный экземпляр документов (обязательный экземпляр) - экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом.
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.
Экземпляр - образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.
Система обязательного экземпляра - совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.
Обязательный бесплатный экземпляр - экземпляры различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом
Обязательный платный экземпляр - экземпляры различных видов документов, подлежащие передаче за плату их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом.
Обязательный бесплатный федеральный экземпляр - экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом.
Обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации - экземпляры различных видов изготовленных на территориях субъектов Российской Федерации документов, которые подлежат передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом.
Обязательный бесплатный экземпляр муниципального образования - экземпляры различных видов изготовленных на территории города, района документов, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом
Производитель документов - юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра).
Получатель документов - юридическое лицо, наделенное правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.
Национальный библиотечно-информационный фонд документов Российской Федерации - собрание всех видов обязательного экземпляра, комплектуемое на основе обязательного бесплатного экземпляра, распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.
Согласно ст. 3 упомянутого Федерального закона, его действие распространяется на производителей и получателей обязательного экземпляра, включая организации, распределяющие обязательный экземпляр.
Целями формирования системы обязательного бесплатного экземпляра в соответствии со ст. 4 этого Федерального закона являются:
Комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации как части мирового культурного наследия;
Осуществление государственного библиографического учета;
Организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации;
Использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;
Государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;
Подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации;
Информирование общества о документах всех видов;
Формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.
К целям формирования обязательного платного экземпляра относятся:
Комплектование фондов библиотек и органов научно-технической информации отечественными документами;
Равномерное распространение обязательного экземпляра между получателями отечественных документов на территории Российской Федерации;
Полнота и оперативность доставки отечественных документов получателям.
В соответствии со ст. 5 упомянутого Федерального закона следующие виды документов входят в состав обязательного бесплатного экземпляра и обязательного платного экземпляра:
издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) - издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;
издания для слепых и слабовидящих - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);
официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;
аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;
электронные издания - программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях;
неопубликованные документы - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);
патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.
Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов» регламентируются права и обязанности производителей документов, а также обязанности получателя обязательного экземпляра документов.
Согласно ст. 10 указанного Федерального закона, производители документов доставляют один обязательный бесплатный экземпляр неопубликованных документов в зависимости от их вида в соответствующие органы научно-технической информации и библиотеки. Производители документов доставляют во Всероссийский научно-технический информационный центр федерального органа исполнительной власти по вопросам промышленности, науки и технологий обязательный бесплатный экземпляр:
Отчетов о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах в тридцатидневный срок со дня их утверждения;
Алгоритмов и программ в тридцатидневный срок со дня окончания их разработки;
Диссертаций в тридцатидневный срок со дня их защиты и присуждения ученой степени.
Производители документов в тридцатидневный срок доставляют в Российскую государственную библиотеку обязательный бесплатный экземпляр диссертаций после их защиты и присуждения ученой степени по всем отраслям знания (за исключением медицины и фармацевтики); в Государственную центральную научную медицинскую библиотеку - обязательный бесплатный экземпляр диссертаций по медицине и фармацевтике.
Производители документов в десятидневный срок доставляют в Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук обязательный бесплатный экземпляр депонированных научных работ по общественным наукам после вынесения соответствующим ученым или редакционно-издательским советом решения о депонировании.
Производители документов в десятидневный срок доставляют во Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук обязательный бесплатный экземпляр депонированных научных работ по естественным, точным наукам и технике после вынесения соответствующим ученым или редакционно-издательским советом решения о депонировании.
Органы государственной власти Российской Федерации и органы государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со ст. 11 упомянутого Федерального закона доставляют в Парламентскую библиотеку Российской Федерации после утверждения и регистрации (простановки регистрационного номера и гербовой печати) по два обязательных бесплатных экземпляра официальных документов, которые включаются в списки рассылки документов несекретного характера.
Согласно ст. 13 этого же Федерального закона, производители документов доставляют в Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» один обязательный бесплатный экземпляр программ для электронных вычислительных машин и баз данных, входящих в состав электронных изданий самостоятельными изданиями.
Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.
Понятие документированной информации
Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.
Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.
Международная организация по стандартизации
Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.
Признаки документированной информации
Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.
Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.
Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.
Управление документированной информацией
В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:
- регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
- регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
- решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
- оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
- проверка соблюдения правил изъятия и хранения.
Какой бывает?
Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:
- бумажная;
- звукозаписи;
- видеоматериалы;
- электронная документированная информация.
Разновидности данных на материальных носителях
Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?
Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
За критерием доступности информация бывает:
- с ограниченным кругом доступа;
- материал, являющийся государственной тайной;
- конфиденциального рода;
- с неограниченным доступом, общедоступной.
По возможности распространения бывает:
- свободно распространяемая;
- данные, разглашение которых строго запрещено;
- информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
- материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.
Свойства документированной информации
Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.
К ее свойствам относятся:
- фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
- релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
- ценность - соответствие данных целевому назначению;
- полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
- полезность - степень ее необходимости;
- достоверность - отображает уровень объективности информации;
- новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
- своевременность;
- доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
- защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
- эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
- адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.
Защита документированной информации в российском законодательстве
В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).
В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.
Примеры документированных данных
Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:
- законные акты, нормативно-правовая база;
- документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
- документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
- сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.
Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.